Met enige regelmaat ontvangen wij het verzoek een opdracht in zeer korte tijd uit te voeren. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een correctieklus of het snel leveren van een tekst. We hebben hier inmiddels, ook door onze vorige banen, de nodige ervaring mee opgedaan. Graag delen we een aantal tips die wellicht van pas komen wanneer van jou een spoedopdracht gevraagd wordt.
Maak extreem heldere afspraken
Dit lijkt wellicht een open deur, maar is echt van belang. Bij een spoedopdracht is er geen tijd meer voor bijstelling achteraf. Er moet dus geen enkele kans op misverstand zijn over:
- de deadline (datum én tijdstip)
- inhoud en omvang van de werkzaamheden
- prijs
Zorg voor goede bereikbaarheid
Als voor een opdracht een ruime deadline geldt van bijvoorbeeld een maand is het doorgaans niet zo erg als een mail over de betreffende opdracht een of twee dagen later wordt beantwoord of als een telefoontje gemist wordt. Dat ligt natuurlijk volstrekt anders als de werkzaamheden bijvoorbeeld de volgende dag al klaar moeten zijn. Maak heel heldere afspraken over de communicatie. Bijvoorbeeld: als we onverhoopt zien dat we een gemiste oproep hebben, bellen we direct terug. Of: laten we contact houden via de app. Of: bel via mijn privénummer als je mij niet te pakken krijgt op mijn werktelefoon.
Voor de uitvoerder: plan zo veel mogelijk
Onze ervaring is: hoe meer en preciezer we onze reguliere werkzaamheden plannen, hoe flexibeler we worden. Dit lijkt misschien tegenstrijdig, maar werkt (bij ons) wel degelijk.
Begin er niet aan. Zeg nee
Als ons gevraagd wordt of we in extreem korte tijd een opdracht kunnen uitvoeren, kijken we natuurlijk of dit mogelijk is. Vaak lukt dat. Maar als we geen mogelijkheden zien zeggen we dat ook eerlijk. Wel proberen we in zo’n geval een suggestie te geven, bijvoorbeeld door iemand te wijzen op de diensten van een (goede) conculega.