‘Wie van jullie notuleert?’ Eén moment van onoplettendheid kan voldoende zijn om deze gevreesde taak in de maag gesplitst te krijgen. Ineens ben jij verplicht de hele vergadering op te letten, actief in de gaten te houden wie wat zegt en wat er besloten wordt. En dan willen ze natuurlijk ook nog dat je de notulen morgen klaar hebt.
Wij geven je acht tips om jouw notuleerklus tot een daverend succes te maken. (Met het risico dat je de volgende keer weer de Sjaak bent.)
Tip 1: Spreek af wat vastgelegd moet worden
Het maakt nogal wat uit of van de vergadering een woordelijk verslag moet worden gemaakt of een actiepuntenlijst. Check dit wanneer dit voor jou niet duidelijk is.
Tip 2: Weet wie er aan het woord zijn
Het is erg lastig om een vergadering of congres te notuleren als je niet weet wie er aan het woord zijn. Zorg bij een vergadering dat er een presentielijstje rondgaat met daarop ieders naam, e-mail en telefoonnummer. Mocht je bij het uitwerken twijfelen of je goed begrepen hebt wat iemand heeft gezegd, dan kun je dat meteen even navragen. En als het om een grotere bijeenkomst gaat, dan kun je de voorzitter vragen ervoor te zorgen dat de deelnemers en insprekers voordat ze hun inbreng geven zeggen wie ze zijn (en eventueel welke functie ze bekleden).
Tip 3: Eis een ereplaats op
Als notulist moet je optimaal kunnen volgen wat er gebeurt en daar hoort een goede plek bij.
Tip 4: Maak alvast een beginnetje met de notulen voordat de vergadering begint
Dit kan natuurlijk alleen als je van tevoren weet dat je moet notuleren. In heel veel gevallen kun je alvast delen van de vergadering van tevoren in je conceptnotulen opnemen. (Denk aan de hamerstukken, ingekomen stukken, lijst van aanwezigen, enzovoort.) Misschien moeten er na afloop nog een paar dingen gewijzigd worden, maar veel zal dat niet zijn. Soms wordt er gewerkt met spreekteksten. Het kan erg handig zijn als je daarover van tevoren (of anders na afloop) de beschikking krijgt. Ga hier vanzelfsprekend uiterst prudent mee om.
Tip 5: Geef direct aan als niet duidelijk is
Dit zal niemand je kwalijk nemen. Integendeel, als voor jou niet helemaal duidelijk is wat nu precies is besloten, geldt dat ongetwijfeld voor meer mensen aan tafel.
Tip 6: Geef aan wanneer je de notulen klaar denkt te hebben
Dat hoeft niet per se plenair, maar kan wel: helemaal aan het eind bijvoorbeeld bij de rondvraag. Het is prettig een dagje ‘speling’ in te bouwen. En je kunt bijvoorbeeld terloops meteen vragen: wie notuleert de volgende keer?
Tip 7: Begin zo snel mogelijk met uitwerken
Hoe eerder je begint, hoe sneller het uitwerken zal gaan. Alles zit kort na de vergadering immers nog vers in je geheugen.
Tip 8: Voorkom uitstelgedrag
De meeste vergaderingen bevatten wel een paar ‘makkelijk notuleerbare stukken’. Begin met het uitwerken daarvan als je merkt dat je uitstelgedrag gaat vertonen. De rest gaat dan waarschijnlijk een stuk gemakkelijker.
Heb jij notuleertips die je wilt delen? We ontvangen ze graag!